Introdução
Atualmente, as ferramentas online têm se mostrado indispensáveis para diversas áreas de atuação, incluindo o ramo jurídico. Os advogados podem se beneficiar de diversas ferramentas que auxiliam na organização, na produtividade e até na segurança das informações. Neste artigo, vamos apresentar algumas das principais ferramentas online disponíveis para aumentar a produtividade do advogado e como elas podem ser utilizadas de forma estratégica.
1. Ferramenta de Gestão de Processos
Uma das principais demandas de um escritório de advocacia é a gestão eficiente dos processos. Para isso, existem diversas ferramentas online disponíveis que facilitam o acompanhamento de casos, prazos e tarefas. Essas ferramentas permitem uma visão geral de todos os processos e facilitam a comunicação entre a equipe.
1.1 Trello
O Trello é uma ferramenta de gestão de projetos em formato de quadro, muito utilizado também na gestão de processos jurídicos. Nessa ferramenta, é possível criar quadros para cada cliente ou caso, e dentro de cada quadro, criar listas para separar as tarefas em andamento, concluídas ou pendentes. Além disso, é possível adicionar prazos, etiquetas e até mesmo labels para identificar a prioridade de cada tarefa.
1.2 Asana
O Asana é uma ferramenta de gestão de projetos mais completa, também bastante utilizada no ambiente jurídico. Com essa ferramenta, é possível criar projetos para cada caso e dentro de cada projeto, adicionar tarefas, sub-tarefas, prazos, anexar documentos e até mesmo fazer comentários. O Asana também permite a visualização de cada etapa do processo de forma clara e simples, facilitando o acompanhamento.
2. Ferramenta de Armazenamento de Documentos
Outra demanda importante para o advogado é a gestão adequada dos documentos. É necessário que os documentos estejam sempre acessíveis, bem organizados e protegidos contra perdas. As ferramentas de armazenamento de documentos online proporcionam esses benefícios, além de facilitarem o compartilhamento de arquivos com clientes e colaboradores.
2.1 Google Drive
O Google Drive é uma das principais ferramentas de armazenamento de documentos online. Com essa ferramenta, é possível criar pastas e subpastas para organizar os documentos por caso, cliente ou tipo de arquivo. Além disso, o Google Drive oferece recursos de compartilhamento seguro de arquivos, permitindo que os advogados compartilhem documentos apenas com as pessoas autorizadas.
2.2 Dropbox
O Dropbox também é uma ferramenta bastante utilizada para armazenar documentos na nuvem. Assim como o Google Drive, o Dropbox oferece a opção de criar pastas e subpastas para organizar os arquivos. Ele também permite o compartilhamento de arquivos e possui recursos adicionais, como histórico de alterações e backup automático.
3. Ferramenta de Automação de Tarefas
Para aumentar a produtividade, é importante que os advogados automatizem tarefas repetitivas e burocráticas. Existem diversas ferramentas online que podem auxiliar nesse processo, permitindo que os advogados economizem tempo e se foquem em tarefas estratégicas.
3.1 Zapier
O Zapier é uma ferramenta de automação que permite a integração entre diferentes aplicativos. Com essa ferramenta, é possível criar fluxos de trabalho automatizados, chamados de zaps, que realizam ações em um aplicativo quando ocorre um determinado gatilho em outro aplicativo. Por exemplo, é possível configurar um zap que envie um e-mail automático para o cliente quando uma tarefa é concluída no Trello.
3.2 IFTTT
O IFTTT é outra ferramenta de automação que possibilita a integração entre aplicativos. Com essa ferramenta, é possível criar applets, que são combinações entre um gatilho e uma ação. Por exemplo, é possível criar um applet que salva automaticamente os anexos de e-mails recebidos no Gmail para uma pasta específica no Google Drive.
Conclusão
As ferramentas online são aliadas poderosas na busca por uma maior produtividade no ambiente jurídico. Com as opções apresentadas neste artigo, os advogados podem otimizar suas tarefas diárias, organizar melhor seus processos, armazenar documentos de forma segura e ainda automatizar tarefas repetitivas. É importante ressaltar que a escolha das ferramentas deve ser feita levando em consideração as necessidades específicas de cada escritório ou advogado. Portanto, experimente diferentes ferramentas e encontre aquelas que melhor se adequam ao seu estilo de trabalho e objetivos.
